Новый законопроект позволит компаниям перейти на цифровой документооборот

В Госдуму внесен законопроект об электронном документообороте в российских организациях. Он позволит организациям, осуществляющим операции с денежными средствами, перейти на полностью электронный документооборот, что должно сократить их расходы на хранение и обработку бумажных документов. В случае принятия закон вступит в силу через 180 дней после опубликования.

Законопроект наделяет организации правом создавать в установленном порядке электронные дубликаты бумажных документов. Отличать документы друг от друга можно будет по реквизитам, а управлять ими и отслеживать использование — с помощью метаданных.

После создания электронного дубликата бумажный оригинал следует хранить не менее года. Это связано с тем, что документы обычно оспариваются именно в течение первого года, пишут авторы законопроекта в пояснительной записке.

Если речь идет о создании электронного дубликата документа, который нужно хранить в соответствии с архивным законодательством, то нормы устанавливаются по согласованию с уполномоченным органом в сфере архивного дела и делопроизводства.

Если содержание электронного дубликата отличается от содержания оригинала, который находится у физического лица, то приоритет имеет оригинал.

Что можно делать с электронными документами

Электронные документы можно конвертировать, то есть преобразовывать из одного формата в другой — например, в случае устаревания формата. Содержимое документа при этом должно полностью сохраняться, также нужно будет фиксировать реквизиты и метаданные и подписывать новый вариант квалифицированной электронной подписью лица, уполномоченного на проведение конвертации. После создания нового варианта срок хранения исходного документа не должен составлять менее одного года.

Требования к порядку создания электронного дубликата и проведения конвертации устанавливает правительство. Профильные госорганы или Центробанк могут выдвигать дополнительные требования или менять сроки хранения оригиналов.

При принятии электронного документа на хранение фиксируется информация о дате передачи на хранение и лице, которое его передало. Также записываются данные о формате и другие метаданные, составляется опись, которая подписывается электронной подписью приемщика.

Документы можно выдавать третьим лицам из информационной системы, где они хранятся. Выдача производится вместе с описью и тоже подтверждается усиленной квалифицированной электронной подписью лица, который выдал документы. В случае необходимости, электронные документы можно уничтожать безвозвратно, но метаданные при этом сохраняются.

Какие электронные документы можно создавать

Согласно законопроекту, рекламораспространитель может создавать электронный дубликат предварительного согласия абонента или адресата на получение рекламы. Оператор может создавать электронные дубликаты согласия в письменной форме на обработку персональных данных и отзыва такого согласия, оператор связи — договора об оказании услуг связи, оператор подвижной радиотелефонной связи — согласия на получение рассылки.

После регистрации письменного обращения в госорган орган местного самоуправления или должностное лицо может создать электронный дубликат такого обращения. Экономические субъекты вправе создавать электронные дубликаты первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности и аудиторских заключений о ней. В случае заключения сторонами договора на бумажном носителе любая из сторон вправе создать электронный дубликат такого договора.