Как контролировать удаленный персонал. История одного банка

Удаленные сотрудники – это эффективно, удобно и, что немаловажно, экономно. Однако неоспоримый фактор, который сдерживает повсеместный рост этого подхода – сложность с контролем персонала. Как убедиться, что ваш сотрудник на другом конце страны действительно отрабатывает положенное время, а не сидит в соцсетях? Готовы поделиться историей с хэппи-эндом между банком и системой учета рабочего времени.

Принцип “Доверяй, но проверяй”в сфере управления актуален как никогда. Весьма болезненно обнаружить на пороге дедлайна, что исполнитель, уверявший о своей загруженности, не готов предоставить материал. Логичный вопрос: как избежать подобных ситуаций и быть в курсе всех дел независимо от местонахождения работника? Наиболее простой и универсальный–система учета рабочего времени. Подобные технологии давно перестали кого-то удивлять, однако в силу своей специфики они часто не на слуху или воспринимаются исключительно в негативном свете.

Предыстория

В 2017 представители известной финансовой структуры, входящей в ТОП-30 крупнейших банков России, столкнулись с неприятной проблемой – контроля удаленной юридической службы. Причиной стала развитая региональная сеть. Все руководители сосредоточены в федеральных городах, основной штат – в регионах. Особо остро стали ощущаться горящие дедлайны и нехватка времени на решение важных вопросов. Вопрос “чем же удаленщики заняты?” повис уже в открытую. Было необходимо получить сведения о загрузке сотрудников и текущем выполнении работы.

Фабула

Банк поставил перед собой следующие задачи:

• Убедиться в эффективности сотрудников на основе мониторинга рабочего дня;
• Усилить контроль за удаленными сотрудниками;
• Уменьшить количество нецелевого использования рабочего времени на 5%

Вполне реально и более, чем достижимо. Идею попробовать систему учета рабочего времени предложил один из заместителей юридической службы. Облачную версию одного решения предложил заместитель руководителя юридической службы. Он по своей инициативе использовал программу для анализа рабочего времени и учета затрат по задачам.

Обдумав вариант тестирования, руководство дало добро. Были проверены и учтены следующие возможности:

• Одновременный мониторинг большого числа компьютеров;
• Подробная статистика рабочего времени по каждому сотруднику;
• Распределение рабочей нагрузки по времени;
• Вывод списка посещенных ресурсов и приложений;
• Прозрачная и понятная схема функционирования;
• Автоматический сбор активности, не мешающий работе.

Пару месяцев банк проверял систему на прочность и понятность, искал недостатки и недоработки, однако программа не дрогнула. Было принято решение о полноценном внедрении. После изучения всего функционала было решено сосредоточиться на составлении фотографий рабочего дня и статистике сбора активности сотрудников на непрофильных (не относящихся к специфике работы) ресурсах.

Перипетии

Тестирование признали успешным, и было решено внедрять IT-решение на постоянной основе. Основной акцент был сделан на статистике сбора активности сотрудников на непрофильных ресурсах и составлении фотографии рабочего дня. Возможность получения подробных отчетов, например, по отклонениям и используемым программам, позволила четко увидеть временные интервалы, которые сотрудники тратят на личное время.

На протяжении трех месяцев велся мониторинг рабочих мест, который показал наличие смежных задач между двумя подразделениями юридической службы и недостаточную рабочую загруженность более, чем у 30% штата.

После детального анализа были приняты следующие меры:

• реорганизовать штат юристов, объединить две службы в единый отдел;
• оптимизировать число сотрудников на 18%;
• перераспределить имеющийся пул задач между сотрудниками

Уже через три месяца было отмечено уменьшение количества нецелевого использования рабочего времени на 24%. Кроме того, улучшилась расстановка приоритетов, что максимально защищает от форс-мажоров и экстренных ситуаций. Наблюдается рост мотивации сотрудников к развитию своих знаний и компетенций. Банк же продолжает внедрять систему учета уже в других отделах и департаментах.

Принцип систем учета рабочего времени уже давно доказал свою эффективность. Простое в использовании и мощное по своему функционалу решение показывает реальное положение дел в компании и помогает находить ключи к их совершенствованию.